Strategischer einkauf Vertragsmanagement

Am offensichtlichsten ist vielleicht die Fähigkeit, das Tempo der Beschaffung zu beschleunigen. Die Integration von Verträgen in den gesamten Sourcing-Lebenszyklus macht den gesamten Prozess schneller – von der Gestaltung einer Kategoriestrategie bis hin zum Hin- und Herschneiden während der Gebote und der Straffung der Lieferung der endgültigen Auszeichnung. Die Beschleunigung des Vertragsmanagements könnte die agile Produktentwicklung unterstützen und Ideen von Design/Engineering in die Produktion nahtlos verschieben, anstatt den Prozess bei der Sicherung von Teilen oder wesentlichen Komponenten aufzuhalten. Während der Prozess der Bewertung und Auswahl von Lieferanten immer das Vertragsmanagement beinhaltete, stellt das Setzen von Verträgen zu Beginn der Beschaffung eine grundlegende Änderung des Source-to-Contract-Zyklus. Doch mit neuen Funktionen, die durch digitale Vertragsmanagementplattformen ermöglicht werden, ist ein solcher Ansatz für die Beschaffung nicht nur machbar, sondern eine attraktive Möglichkeit für Beschaffungsorganisationen, zahlreiche neue Vorteile aus diesem wesentlichen Geschäftsprozess zu ziehen. Die Beschaffung ist für die rechtzeitige Einleitung und Durchführung von Vertragsrevisionen verantwortlich. Sie informiert die Servicemanager und das Serviceportfolio, das über auslaufende Verträge steuert. Diese wiederum können die Beschaffung zur Verlängerung von Verträgen und/oder zur Einleitung von Ausschreibungen beaufmächtigen. Das Service-Management stellt sicher, dass die Lieferantenkooperation nach dem vereinbarten Governance-Modell auf strategischer, taktischer und operativer Ebene läuft. Das Lieferantenmanagement sollte sich auf strategische und taktische Ebenen konzentrieren und den Bedarf an operativem Management reduzieren, indem IT Service Management Systeme mit Echtzeit-Serviceinformationen verwendet werden. Laut Gartner-Forschung können viele Gesundheitsdienstleister die Lieferkettenkosten um 10 bis 15 Prozent senken, wenn sie den Kauf von Waren und Dienstleistungen besser analysieren, planen und kontrollieren.

Backoffice-Automatisierung, die Vertragskonformitätsfunktionen umfasst, trägt zur Erhöhung der Sichtbarkeit und Kontrolle von Lieferantenverträgen bei: Der sequenzielle Quell-zu-Vertrags-Zyklus ist eine genaue Darstellung, wie die meisten Beschaffungsorganisationen Lieferanten identifizieren und auswählen. Aber es ist nicht unbedingt der beste Weg, um diesen Prozess zu nähern. Schließlich können Beschaffungsorganisationen den Wert von Einsparungen innerhalb einer Beschaffungsübung niemals ignorieren, und das Vertragsmanagement bis zum Anfang der Beschaffung zu fördern, tut genau das, indem es den gesamten Prozess optimiert. Durch die Anwendung künstlicher Intelligenz-basierter Analysen auf die Vertragsanalyse, die Automatisierung von Routinearbeit bei Ausschreibungen und Verhandlungen und die Straffung des Vergabeprozesses für Vollzeitbeschäftigte können Beschaffungsorganisationen nach Schätzungen von McKinsey & Company zusätzliche Einsparungen in Höhe von bis zu 3,5 % aller externen Ausgaben bis zum Endergebnis bringen. Darüber hinaus kann die Zeit, die durch die Beseitigung von Überschreitungen hin und her mit Anbietern eingespart wird, dann auf lohnendere Projekte angewendet werden, sei es bei der Umsetzung einer ehrgeizigeren vertragsunterstützten Kategoriestrategie oder bei der Unterstützung von Lieferanteninnovationsbemühungen. Die Beschaffungsabteilungen im Gesundheitswesen sind in der besten Position, um sowohl die Kostensteigerungen zu mindern als auch die Verschwendung zu reduzieren und so die gesamtmedizinische Versorgung der Patienten zu verbessern. Durch den Einsatz strategischer Beschaffungs- und Vertragskonformität werden Gesundheitsorganisationen die Kontrolle, Sichtbarkeit und Optionen für Beschaffungsaktivitäten haben, um das Blatt bei verschwenderischen Ausgaben zu wenden. Unabhängig von der Größe des Unternehmens gibt es eine Kerngruppe von 7 Einkaufsstrategien, die die meisten von ihnen umsetzen. Alle im Rahmenvertrag getätigten Käufe werden durch Einzelverträge (z.B. Arbeitsaufträge oder Bestellungen) verwaltet. Die Überwachung und Kontrolle der Vereinbarungen ist für zwei Zwecke unerlässlich: Der Vertragsmanagementprozess kann schwierig sein, aber die Vorteile, die von einem gewinnbringend geführten Vertragsmanagementprozess ausgeht, sind potenziell enorm.

Ein digitaler Ansatz für das Vertragsmanagement ist eine wichtige Möglichkeit, eine unternehmensweite digitale Transformation zu ermöglichen. Da es für ein Unternehmen nichts unternehmerischeres wichtigeres gibt als seine Verträge, schafft die Priorisierung eines strategischen, digital-ersten Ansatzes für das Vertragsmanagement eine Grundlage für andere vollständig digitale Prozesse.